Veille réglementaire

C’est l’activité qui consiste à identifier parmi les exigences réglementaires (locale, nationale, européenne, internationale), les textes nouveaux qui sont applicables à l’organisme afin qu’il se conforme à ces exigences légales. 

La veille réglementaire couvre à la fois les domaines de l’Environnement, de la Santé et la Sécurité au Travail (SST).

° Une connaissance générale de la réglementation et des exigences ISO pour organiser et piloter votre veille réglementaire.

° Une synthèse des exigences réglementaires classées par domaine et thématique (Air | Déchet | Eau | Eco-conception | Energie | Environnement | Hygiène & Sécurité | ICPE | Sol) avec les commentaires utiles pour appréhender l’applicabilité à l’organisme sans avoir à lire la totalité des textes (voir ci-dessous). 

° Des outils pertinents pour le traitement de vos données et reporting : 

  - Grille de lecture et d’analyse d’applicabilité. 

  - Etat de conformité réglementaire. 

  - Plan d’action. 

° Une synthèse de guides et d’outils dans tous les domaines identifiés facilitant la compréhension et la mise en œuvre des exigences réglementaires. 

Evidemment ce travail peut être réalisé en interne sans soutient d’un prestataire externe mais va nécessiter plusieurs mois de travail.

Etape 1 : Identifier les activités, les produits et les services.

Cette étape est réalisée lors de l’analyse environnementale ou lors de l’établissement du Document Unique.

Cette étape est fondamentale pour connaitre parfaitement le fonctionnement du site de l’organisme et donc identifier les textes applicables dans l’étape suivante (activité ICPE, seuil, volume, produit | équipement mis en œuvre, dimensions,…).

Un relais interne dans l’organisme est primordial pour assurer la parfaite connaissance du site.

Etape 2 : Identifier les textes et exigences légales susceptibles d’être applicables à l’organisme.

Recenser de façon exhaustive les textes (directive, règlement, lois, décrets, arrêtés, circulaires, jurisprudence) afin d’effectuer un tri des textes réglementaires susceptibles d’être applicables par l’organisme au regard de ses activités, produits et services.

Il s’agit d’identifier 100% des textes susceptibles d’être applicables donc y compris les "textes publiés antérieurement" à la mise en place du processus de veille réglementaire par l’organisme.

Ce recensement peut être réalisé dans une grille de lecture ou les textes sont synthétisés par domaine et thématique (Air | Déchet | Eau | Eco-conception | Energie | Environnement | Hygiène & Sécurité | ICPE | Sol)*.

Il existe de nombreuses sources pour identifier les textes réglementaires dont :

° Le site https://www.legifrance.gouv.fr/ (le volume de texte à consulter est très élevé).

° Ou plus facilement à partir de la synthèse réglementaire CAP Qualité Totale (+ de 1300 textes réglementaires identifiés) avec les commentaires utiles pour en appréhender l’applicabilité à l’organisme sans avoir à lire la totalité des textes (voir ci-dessus).

* En matière de Santé et Sécurité au Travail (SST), 80% des exigences légales étant contenues dans le Code du Travail elles ne sont pas reprises dans la synthèse réglementaire.

Cod-IT est un outil Excel qui présente l’ensemble des articles du code du travail par thème.

Sur la page d’accueil de cet outil figure la dernière date de mise à jour :

http://travail-emploi.gouv.fr/ministere/documentation-et-publications-officielles/codit/article/codit

Etape 3 : Vérifier la conformité avec la réglementation de l’organisme.

Analyser dans le détail le contenu des textes pour vérifier leurs applicabilités à l’organisme à l’aide de la grille de lecture.

Ensuite comparer les exigences des textes réglementaires et la réalité opérationnelle (du terrain) de l’organisme.

Dans la grille de lecture, identifier les points conformes et non-conformes à la réglementation.

Il s’agit de l’évaluation initiale de conformité réglementaire.

Enfin engager un plan de mise en conformité (étalé dans le temps) pour éliminer (ou réduire) les non-conformités.

La grille de lecture permet également de suivre le niveau de conformité réglementaire et de prouver l’exhaustivité de l’analyse réglementaire.

Etape 4 : Organisez et mettez en place la veille réglementaire périodique.

L’évolution permanente de la réglementation (nouveaux textes, textes modifiés,…) et l’évolution des activités, produits et services (nouveau produit, nouvel équipement, augmentation de production,…) de l’organisme ont un impact sur les exigences qui sont applicables.

C’est pourquoi pour pouvoir les anticiper et les maîtriser il est nécessaire de mettre en place un processus de veille réglementaire périodique.