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Approche processus🛡️

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C'est quoi l'approche processus ?

L'approche processus est une méthode de gestion qui considère une organisation comme un système de processus interconnectés et interactifs.

Cette approche vise à améliorer l'efficacité et l'efficience de l'organisation en optimisant et en gérant ces processus de manière cohérente et intégrée.

💡 Définition :

Des résultats cohérents et prévisibles sont obtenus de manière plus efficace et efficiente lorsque les activités sont comprises et gérées comme des processus corrélés fonctionnant comme un système cohérent.

Quelle est la différence entre un processus et une procédure ?

Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ont des significations distinctes dans le contexte des systèmes de management.

Processus :

Un processus est un ensemble de tâches ou d'activités interconnectées qui sont réalisées pour atteindre un objectif particulier.

Les processus sont généralement définis par leur début, leur fin et les entrées nécessaires pour les transformer en sorties.

Exemple : Le processus de fabrication d'un produit.

Procédure :

Une procédure est une description détaillée des étapes spécifiques à suivre pour réaliser une tâche ou une activité au sein d'un processus. Elle inclut les instructions, les responsabilités et les séquences nécessaires pour compléter une tâche de manière cohérente et contrôlée.

Exemple : La procédure de réception des matières premières dans une usine.

Comprendre la différence entre un processus et une procédure est essentielle pour une gestion efficace des systèmes de management.

Les processus fournissent une vue d'ensemble de la manière dont les différentes activités interagissent pour atteindre les objectifs organisationnels, tandis que les procédures offrent des instructions détaillées pour s'assurer que les tâches spécifiques sont exécutées correctement.

Les deux sont complémentaires et indispensables pour assurer la cohérence, l'efficacité et l'amélioration continue des opérations d'une organisation.

💡 Cependant mon expérience me montre qu'il est préférable de se concentrer sur les descriptions pragmatiques et pertinentes des processus plutôt que de rédiger des tonnes de procédures.

Pourquoi adopter l'approche processus ?

✔ Pour comprendre et satisfaire en permanence les exigences ;

> "Modéliser" le fonctionnement de l'entreprise.

✔ Mettre le client (interne ou externe) au cœur du fonctionnement de l'entreprise ;

> Pour le satisfaire.

✔ Donner du sens au travail ;

> A quoi ça sert

> Quelle est la finalité

> Pour créer de la valeur ajoutée pour les clients et la croissance des affaires (rentabilité | pérennité)

✔ Pour travailler à l’amélioration des relations entre services et au décloisonnement ;

✔ Pour mesurer l’activité et la performance des processus cartographiés (indicateurs) ;

✔ Pour piloter l’amélioration des processus.

C'est quoi l'approche processus verticale ou transversale ?

Approche Processus Verticale ⬇️

Définition 💡 :

L'approche processus verticale se concentre sur l'optimisation et la gestion des processus au sein d'un département ou d'une fonction spécifique d'une organisation.

Chaque département ou fonction est responsable de ses propres processus, souvent de manière indépendante des autres départements.

Caractéristiques :

Focalisation sur une fonction spécifique : Les processus sont optimisés pour les besoins et les objectifs spécifiques d'un seul département ou fonction.

Responsabilité définie : Chaque département a des responsables qui supervisent les processus internes.

Isolation relative : Les départements fonctionnent de manière relativement autonome, avec peu d'interactions formalisées avec d'autres départements.

Avantages ➕ :

Clarté des rôles : Les responsabilités et les rôles sont clairement définis au sein de chaque département et correspondent à ceux de l'organigramme.

Optimisation spécifique : Les processus peuvent être optimisés spécifiquement pour les besoins du département, ce qui peut améliorer l'efficacité locale.

Inconvénients ➖ :

Manque de coordination : Peut conduire à des silos organisationnels, où chaque département optimise ses processus sans tenir compte des besoins des autres départements.

Problèmes de communication : La communication entre les départements peut être insuffisante, entraînant des inefficacités et des incohérences.

Approche Processus Transversale ➡️

Définition 💡 :

L'approche transversale des processus se concentre sur l'optimisation et la gestion des processus qui traversent plusieurs départements ou fonctions.

Elle vise à améliorer la collaboration et l'intégration entre les différentes parties de l'organisation.

Caractéristiques :

Orientation sur les flux de Travail : Se concentre sur les processus qui traversent les frontières fonctionnelles, couvrant plusieurs départements.

Collaboration interdépartementale : Encourager la collaboration et la communication entre différents départements pour optimiser les processus transversaux et les relations clients / fournisseurs (interactions).

Vue d'ensemble globale : Considérer l'ensemble du processus du début à la fin, déterminant des frontières organisationnelles avec pour objectif dans le découpage d'avoir le client final en données d'entrées et de sorties à l'échelle du processus.

Avantages ➕ :

Meilleure coordination : Facilite la coordination et la communication entre les départements, notamment les silos organisationnels.

Optimisation globale : Permet une optimisation des processus à l'échelle de l'organisation, ce qui peut améliorer l'efficacité globale.

Flexibilité accrue : Permet une meilleure adaptation aux changements, car les processus sont intégrés et alignés sur les objectifs globaux de l'organisation.

Inconvénients ➖:

Complexité de mise en oeuvre : Peut être plus complexe à mettre en œuvre en raison de la nécessité de coordonner plusieurs départements.

Rôles et responsabilités : Peut nécessiter des clarifications supplémentaires des rôles et des responsabilités pour éviter les conflits

Conclusion

Les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients, et le choix entre une approche processus verticale ou transversale dépend des objectifs et de la structure de l'organisation.

Souvent, une combinaison des deux approches est utilisée pour optimiser à la fois les processus spécifiques à un département et les processus intégrés à l'échelle de l'organisation.

Dans l'approche transversale, le client final est souvent placé au centre. L'objectif principal de cette approche est de garantir que les processus qui traversent plusieurs départements ou fonctions sont alignés pour satisfaire les besoins et les attentes du client final.

Quel outil pour rédiger une fiche processus ?

Les fiches SIPOC sont un outil couramment utilisé dans la gestion des processus.

SIPOC est un acronyme qui signifie Suppliers (Fournisseurs), Inputs (Entrées), Process (Processus), Outputs (Extrants ou Sorties), et Customers (Clients).

Une fiche SIPOC est un diagramme ou un tableau qui permet de décrire un processus de manière simplifiée en identifiant ses éléments clés.

Composantes de la fiche SIPOC

Fournisseurs (Suppliers)
- Les fournisseurs sont les sources des entrées nécessaires au processus. Cela peut inclure des personnes, des organisations, des systèmes ou des équipements.
- Exemple : un fournisseur de matières premières pour un processus de fabrication.
Entrées (Inputs)
- Les entrées sont les ressources ou informations nécessaires pour réaliser le processus. Cela peut inclure des matières premières, des informations, des instructions ou des outils.
- Exemple : les matériaux nécessaires pour fabriquer un produit, les informations reçues d'un client.
Processus (Process)
- Le processus est une série d'étapes ou d'activités qui transforment les entrées en sorties. Cela doit être décrit de manière succincte mais claire.
- Exemple : les étapes de fabrication d'un produit, de la réception des matériaux à l'assemblage final.
Sorties (Outputs)
- Les sorties sont les résultats finaux du processus, qui peuvent être des produits, des services ou des informations.
- Exemple : le produit fini, les rapports générés, les services rendus.
Clients (Customers)
- Les clients sont les destinataires des sorties du processus. Cela peut inclure des clients internes ou externes.
- Exemple : les consommateurs finaux, les départements internes de l'entreprise.

💡 Mon astuce ajouter les références aux § ISO pour réaliser une matrice de relation entre le SMQ et les exigences normatives.

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